PRIVACY POLICY

恒和システム株式会社（以下当社）では、個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守し、お客様の大切な個人情報の保護に万全を尽くします。

個人情報保護方針

当社は、個人情報を取り扱う企業（コンサルテーション事業、システム設計開発事業、関連する付帯事業、人材派遣）として個人情報保護の重要性を認識し、事業などでの利用にあたってはその適切な取り扱いを心がけ、安全な管理に努めます。
　個人情報保護を実践するため、その基本となる『個人情報保護方針』を次の通り定め、従業者および社会一般に公表し、これを実行し、かつ、維持します。

1. 個人情報のご提供をお願いする場合は、ご本人にその利用目的を知らせ、適法、かつ、公正な手段で取得いたします。
2. ご提供いただく個人情報は、当社の正規の事業および雇用・人事管理などにおいて特定された利用目的の範囲内でのみ利用、提供を行い、目的外利用を行わないための措置を講じます。
3. 個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止のために、適切な安全管理措置を講じ、また万一、緊急事態が起きた場合には、被害の拡大防止に努め、すみやかに必要な是正措置を講じます。
4. 個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。
5. 個人情報保護を実践するため『個人情報保護マネジメントシステム』を制定し、それを尊重し継続的な改善を行います。
6. 従業者に対する個人情報保護の教育・訓練を実施し、さらに個人情報保護管理者を置き、常に個人情報の適切な管理に努めます。
7. 当社が保有する個人情報に関するお問い合わせや苦情、相談に対応するため、下記の受付窓口を常設します。個人情報ご提供のご本人から、当該個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止などを求められた場合は、所定の手続きに従いご本人であることを確認の上対応します。

制定　平成17年10月1日
最終改定 　 令和5年10月1日
恒和システム株式会社
代表取締役社長　平野　仁美

個人情報の取扱いについて

当社はJISQ15001に従い以下の内容を公表します。

ご本人から直接取得する場合以外の利用目的

個人情報の種別	利用目的	開示区分
協力会社から提供された技術者情報	要求スキルの確認、取引先への技術者情報の提供	非開示

開示対象個人情報の利用目的

個人情報の種別	利用目的
お問い合わせ頂いた方の情報	お問い合わせへの対応、サービスに関するご案内
お取引先情報	お取引先との連絡、契約の締結、履行請求等
応募者の方に関する情報	採用選考、連絡
社員情報	人事、総務等の雇用管理、取引先への技術者情報の提供

個人情報の委託

当社は取り扱う個人情報を外部に委託することがあります。
委託先の選定にあたっては十分な個人情報の保護水準を満たしている会社を選定し、必要な管理・監督を行い保護に努めます。

開示等の請求手続き

当社がご本人又は、その代理人から、当社が保有する開示対象個人情報または第三者提供記録に関して

1. 開示のご請求
2. 利用目的の通知のご請求
3. 訂正のご請求
4. 追加のご請求
5. 削除のご請求
6. 利用停止又は第三者提供のご請求等

（以下（１）から（６）を総称して「開示等のご請求」といいます。）に、ご対応させていただく場合の手続きは、
下記のとおりです。

1.開示等の請求の申出先

開示等のご請求については、「個人情報開示等申請書」に必要書類を添付の上、郵送によりお願いします。
申請書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達記録が確認できる方法にてお願いいたします。
なお、封筒に朱書きで「個人情報開示等申請書」在中とお書き添えいただければ幸いです。

2.開示等の請求における提出書面

開示等のご請求を行う場合は、恒和システム株式会社個人情報保護苦情相談窓口が提供する「個人情報開示等申請書」（Ａ）に、所定の事項を全てご記入の上、本人が確認できる書面（Ｂ）、手数料を同封してご郵送下さい。
　（Ａ）所定の申請書
　（Ｂ）本人確認書類
　以下のいずれか1点の本人が確認できる書面を同封してご郵送下さい。

• 運転免許証
• 住民票の写し
• 健康保険証の被保険者証

※運転免許証、健康保険証はコピー可。コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい。

3.代理人による開示等の請求

開示等のご請求をすることについて代理人に委任する場合は、「個人情報開示等申請書」に加え、下記の書類をご同封下さい。
（１）代理人本人であることを確認するための書類（コピー）
　　　運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証のいずれか1点
　　　※コピーは本籍地を塗りつぶしたものを用意下さい。
（２）委任状
　　　ご本人により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。
　　　代理人が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、本人との関係が分かる書類を
　　　ご提出いただくことも可能です。

4.開示、利用目的の通知の請求に関する手数料

開示及び利用目的の通知をご請求する場合、1回の請求ごとに1,000円（税込）の手数料をいただきます。
1,000円分の郵便定額小為替を提出書類に同封下さい。
郵便定額小為替のご購入のための料金及び当社への郵送料はお客様にてご負担下さい。
なお、手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意下さい。

5.開示等の請求に対する回答方法

書面または電磁的方法で回答いたします。

6.安全管理のために講じた措置

当社では個人情報の取り扱いに関して以下の措置を講じております。

(1)組織的安全管理措置
個人情報の取扱いに関して方針を定め、プライバシーポリシー（個人情報保護方針）として社内に周知徹底するとともにホームページで公開しています。

(2)人的安全管理措置
個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

(3)物理的安全管理措置
入退室管理による制限、電子媒体や書類等は施錠できるキャビネットに保管して対応しています。

(4)技術的安全措置
ユーザーIDに付与するアクセス権により、個人情報を取り扱う情報システムを使用できる従業者を限定しています。

(5) 外的環境の把握
外国での個人データの取扱いはありません。

個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先

皆様からの個人情報の取り扱いに関するお問い合わせや苦情、相談は、すべて恒和システム株式会社個人情報保護苦情相談窓口で受け付けます。

〔お問い合わせ窓口〕
　窓口名：恒和システム株式会社個人情報保護苦情相談窓口
　住所：〒101-0041
　　　　東京都千代田区神田須田町2丁目7番2号 URBAN CENTER 神田須田町 10階
　電話：03-3526-2280
　E-mail　soumu@kowasys.co.jp

当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称及び苦情相談の申出先

・認定個人情報保護団体の名称
　一般財団法人　日本情報経済社会推進協会
・苦情相談の連絡先
　個人情報保護苦情相談室
　住所　〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル12Ｆ
　電話　03-5860-7565　0120-700-779
　（注）上記、申出先は当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。
　　　 当社の商品・サービスに関する問合せは「恒和システム株式会社個人情報苦情相談窓口」にて承ります。

個人情報保護管理者について

・当社の個人情報保護管理者
　　 恒和システム株式会社　取締役　藤田　琢磨
・連絡先
　住所：〒101-0041
　　　　東京都千代田区神田須田町2丁目7番2号 URBAN CENTER 神田須田町 10階
　電話：03-3526-2280
　E-mail　soumu@kowasys.co.jp